Privacyverklaring Respire Solutions

Versie: Januari 2026

Respire Solutions hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken en hoe wij uw privacy beschermen.

1. Wie zijn wij?
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Respire Solutions Gevestigd te: Heino, Overijssel Adres: Esdoorn 2, 8141 TK Heino KvK-nummer: 99455234 E-mailadres: info@respiresolutions.nl Website: https://www.respiresolutions.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt via een formulier, e-mail of chat, of wanneer wij een overeenkomst met u aangaan. Daarnaast worden er automatisch gegevens verzameld door het gebruik van onze website.
Het gaat om de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam

• Bedrijfsnaam en gegevens (KvK)

• Adresgegevens

• E-mailadres en telefoonnummer

• IP-adres, locatiegegevens en gegevens over uw activiteiten op onze website

• Internetbrowser en apparaattype

• Inhoud van uw correspondentie (e-mails, chatberichten)

• Gegevens die u invoert in onze AI-chatbots of systemen

Bijzondere persoonsgegevens: Wij hebben niet de intentie om bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) of gegevens van personen jonger dan 16 jaar te verzamelen, tenzij hier uitdrukkelijk toestemming voor is gegeven door ouders of voogd.

3. Doel en grondslag van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Dienstverlening: Om onze diensten (zoals webdesign, hosting, contentcreatie en AI-oplossingen) te kunnen leveren en factureren.

• Contact: Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is voor onze dienstverlening.

• Marketing: Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten, of (indien u zich heeft aangemeld) voor het versturen van nieuwsbrieven.

• Analyse: Om het gedrag van bezoekers op de website te analyseren (via o.a. Google Analytics en Wix) om daarmee de website te verbeteren.

• Wettelijke verplichting: Voor onze belastingaangifte en administratieplicht.

De wettelijke grondslagen waarop wij ons baseren zijn:

1. Uw toestemming (bijvoorbeeld voor cookies of nieuwsbrieven).

2. De uitvoering van de overeenkomst (om de dienst te leveren).

3. Een wettelijke verplichting (zoals de Belastingwet).

4. Ons gerechtvaardigd belang (voor bedrijfsveiligheid en marketing).
    

4. Gebruik van Artificial Intelligence (AI)
Omdat Respire Solutions innovatieve AI-diensten aanbiedt en gebruikt, gelden er specifieke regels voor dataverwerking via deze systemen:

• Chatbots & Tools: Wanneer u gebruikmaakt van AI-chatbots of tools op onze website, kan uw invoer worden verwerkt door externe AI-aanbieders (zoals OpenAI) om een antwoord te genereren.

• Geen gevoelige data: Wij adviseren u geen privacygevoelige gegevens (zoals wachtwoorden, medische data of BSN) in te voeren in geautomatiseerde chatfuncties.

• Trainingsdoeleinden: Wij hebben onze systemen zo geconfigureerd dat uw klantdata niet actief wordt gebruikt om publieke AI-modellen te trainen, tenzij dit expliciet anders is overeengekomen.

• Verantwoordelijkheid: De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud die in AI-systemen wordt ingevoerd.
   

5. Delen van persoonsgegevens met derden
Respire Solutions verkoopt uw gegevens niet aan derden. Wij delen gegevens uitsluitend als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Wij werken samen met de volgende categorieën dienstverleners:

• Hosting & Platform: Wix.com (voor de website en database).

• AI-Providers: Partijen die de rekenkracht leveren voor AI-oplossingen.

• Analyse & Marketing: Google (Analytics, Ads) en Meta.

• Financieel: Onze boekhouder en facturatiesoftware.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

6. Cookies en tracking
Respire Solutions gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone.

• Functionele cookies: Zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en uw voorkeursinstellingen worden onthouden.

• Analytische cookies: Worden gebruikt om statistieken te verzamelen over het gebruik van de website (geanonimiseerd waar mogelijk).

• Marketing cookies: Worden gebruikt om bezoekers te volgen en advertenties af te stemmen op uw profiel.

Bij uw eerste bezoek aan onze website informeren wij u over deze cookies en vragen wij toestemming voor het plaatsen ervan via de cookiebanner. U kunt zich daar afmelden voor cookies of uw internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat.

7. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

• Klantgegevens: Zolang de samenwerking loopt en tot 2 jaar na beëindiging voor eventuele servicevragen.

• Offertes (zonder akkoord): Maximaal 1 jaar.

• Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht Belastingdienst).

• Marketingtoestemming: Totdat u zich uitschrijft.
   

8. Beveiliging
Respire Solutions neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze website maakt gebruik van een beveiligde SSL-verbinding (te herkennen aan het slotje in de adresbalk). Gegevensopslag via Wix Studio voldoet aan hoge internationale veiligheidsstandaarden.

9. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens.

• Recht op correctie van onjuiste gegevens.

• Recht op verwijdering van uw gegevens (recht om vergeten te worden).

• Recht op intrekking van uw toestemming.

• Recht op dataportabiliteit (uw gegevens overdragen aan een andere partij).

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@respiresolutions.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

10. Wijzigingen
Respire Solutions behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.